PROSES MENANGANI SURAT MASUK
SISTEM BUKU AGENDA DAN KEARSIPAN
BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL
SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN GUNUNGKIDUL
Disusun Oleh: Femi Fidiastuti (13)
XII Administrasi Perkantoran 1
PEMERINTAH KABUPATEN GUNUNGKIDUL
DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA
SMK NEGERI 1 WONOSARI
Jalan Veteran, Wonosari Gunungkidul
Kode Pos 55812, Telp. (0274)391054
2013/2014
Kata Pengantar
Assallammuallaikum
wr.wb.
Puji syukur saya panjatkan atas
kehadirat Tuhan Yang Maha Esa Allah S.W.T yang telah memberikan rahmat dan
hidayahnya sehingga saya bias menyelesaikan “Laporan Proses Menangani Surat
Masuk Sistem Buku Agenda dan Kearsipan Bagian Humas dan Protokol Sekretariat
Daerah Kabupaten Gunungkidul” dengan lancar.
Tidak lupa kami berterima kasih
kepada :
1.
Drs.
Mudji Muljatna selaku Kepala SMK N 1 Wonosari
2.
Drs.
Agus Kamtono,MM selaku Kepala Bagian Humas dan Protokol
3.
Irfan
Ratnadi, S.Sos selaku Kepala Subbag Humas
4.
Dra.
Parini selaku Guru Pembimbing.
Saya
menyadari bahwa dalam penulisan Laporan ini banyak terdapat kesalahan, Oleh
karena itu saya mohon maaf apabila terdapat kesalahan yang tidak disengaja
dalam penulisan Laporan ini. Semoga
Laporan ini dapat bermanfaat untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi para
pembaca yang budiman.
Wassallammuallaikum
wr.wb.
Wonosari, September 2013
Penyusun
Daftar Isi
Cover
………………………………………………………………1
Kata
Pengantar …………………………… ……………………...2
Daftar
Isi……………………………………………………… …..3
BAB
I PENDAHULUAN…………………………………… ……..4
A.
LATAR
BELAKANG……………………………………….....4
B.
RUMUSAN
MASALAH…………………….………………...4
BAB
II ISI ………………………………………………………..…5
A.
TATA
PERSURATAN…………………………………………5
+ Pengertian Surat
dan Sifatnya
+ Alasan Surat
dibuat
+ Pentingnya
Surat-menyurat dalam DU/DI
+ Peralatan yang
harus disediakan untuk Menangani Surat Masuk Sistem Buku Agenda
+ Prosedur
pengurusan Surat Masuk Siste Buku Agenda di Bagian Humas dan Protokol Setda Gk
+ Skema Surat
Masuk secara Tidak Langsung di Bagian Sekretariat Daerah Gk
+ Skema Surat
Masuk secara Langsung di Bagian Sekretariat Daerah Gk
B.
TATA
KEARSIPAN………………………...........................6
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR
BELAKANG
Praktek Industri adalah suatu kegiatan
pembelajaran di luar sekolah yaitu di Dunia Usaha/ Dunia Industri dalam kurun
waktu tertentu yang telah ditentukan oleh pihak sekolah yang bersangkutan. Praktek Industri ini dilakukan dengan alasan
agar para siswa-siswi dapat mengetahui seluk-beluk di Industri kerja. Praktek Industri juga digunakan untuk
menerapkan pembelajaran yang telah diterima oleh siswa-siswi di Sekolah untuk
diterapkan di lingkungan kerja.
Praktek Industri juga bertujuan untuk
menambah wawasan dan pengetahuan para siswa agar tidak hanya mengacu kepada
pembelajaran Teori namun juga mengacu pada praktek kerja di Lapangan langsung
secara nyata. Sehingga Program
Pembelajaran PI ini diwajibkan bagi setiap siswa yang mengenyam di Bangku SMK.
Di Dunia Kerja atau Dunia Industri para
siswa dituntut untuk lebih mandiri demi mempersiapkan segala sesuatu yang
dibutuhkan baik skill atau kemampuan, ilmu pengetahuan, dan persiapan fisik
maupun mental, dengan demikian apabila siswa-siswi SMK telah lulus dan bekerja
maka sudah tidak akan merasa canggung untuk menghadapi dunia baru yaitu Dunia
kerja. Selain itu siswa-siswi diharapkan
untuk lebih siap menghadapi kenyataan di masa yang akan dating.
B. RUMUSAN MASALAH
1.
Apakah
surat itu ?
2.
Untuk
apa surat dibuat ?
3.
Apakah
pentingnya Surat menyurat dalam Du/Di?
4.
Apakah
Peralatan yang harus disediakan untuk menangani Surat Masuk ?
5.
Bagaimana
Prosedur pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda di Bagian Humas dan Protokol
?
6.
Bagaimana
Skema Surat Masuk secara Tidak Langsung di Bagian Sekretariat Daerah Gk ?
7.
Bagaimana
Skema Surat Masuk secara Langsung di Bagian Sekretariat Daerah Gk ?
8.
Apakah
Arsip itu ?
9.
Apakah
Alasan surat harus di arsip?
10.
Apakah
Sistem yang digunakan untuk penyimpanan arsip di Bagian Sekretariat Daerah ?
11.
Apakah
Pola yang digunakan untuk penyimpanan arsip di Bagian Humas dan Protokol ?
12.
Bagaimana
cara Penemuan kembali surat yang kita butuhkan ?
13.
Bagaimana
cara mengentri data Surat Masuk Ke Komputer menggunakan jaringan Internet ?
BAB II
ISI
A.TATA
PERSURATAN
+ Pengertian Surat dan Sifatnya
Surat adalah suatu alat yang digunakan
untuk menyampaikan informasi dari pihak satu kepada pihak lain sedangkan, Surat
Dinas adalah Surat yang dibuat oleh Lembaga Pemerintah berisi hal penting
berkenaan administrasi pemerintah dan pembangunan.
Berdasarkan sifatnya Surat Dinas dapat
dibedakan menjadi 4 macam, yaitu:
1.
Surat
Sangat Rahasia
2.
Surat
Rahasia
3.
Surat
Terbatas
4.
Surat
Biasa
+ Alasan Surat dibuat
Surat dibuat karena ada berbagai alas an
contohnya sebagai alat untuk memberikan informasi kepada pihak lain, sebagai
alat untuk memberikan jawaban atas surat yang telah diberikan dari pihak lain,
sebagai bukti otentik yang dapat memperkuat dijalur hokum, sebagai alat untuk
mengingat suatu perjanjian, dll.
+ Pentingnya Surat-menyurat dalam DU/DI
Surat-menyurat adalah hal yang sangat
penting dalam dunia kerja khususnya di perkantoran. Dengan surat-menyurat antara instansi
pemerintah dapat mempermudahkan pertukaran informasi dan memudahkan komunikasi
antar kedua belah pihak instansi pemerintah dan dengan surat dapat terlihat
lebih formal dan sopan.
+ Peralatan yang harus disediakan untuk Menangani Surat Masuk
Sistem Buku Agenda
Dalam menangani Surat Masuk kita harus
mempersiapkan peralatannya yaitu:
1.
Baki
Surat (Tray)
2.
Buku
Agenda Surat Masuk
3.
Lembar
Disposisi
4.
Alat
Pembuka Surat
5.
Penjepit
Kertas
6.
Stempel
7.
Penggaris
8.
Stepler
9.
Steples
10.
Bolpoin
11.
Map/Snelhecter
+ Prosedur pengurusan Surat Masuk Siste Buku Agenda di Bagian
Humas dan Protokol Setda Gk
ü Penerimaan Surat
ü Penyortiran
Surat
ü Pencatatan Surat
ü Pengarahan Surat
ü Penyampaian
Surat
ü Penyimpanan
Surat
+ Skema Surat Masuk secara Tidak Langsung di Bagian
Sekretariat Daerah Gk
 |
+ Skema Surat Masuk secara Langsung di Bagian Sekretariat
Daerah Gk
 |
B.
TATA KEARSIPAN
< Pengertian Arsip dan Nilai Guna Arsip
Arsip
adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur dan sistematis pada suatu
tempattertentu dan aman.
Nilai
Guna arsip dibedakan menjadi:
v Arsip bernilai
guna informatif
v Arsip bernilai
guna Historis
v Arsip bernilai
guna Yuridis
v Arsip bernilai
guna Ilmiah
v Arsip bernilai
guna Finansial
v Arsip bernilai
guna Organisatoris
v Arsip bernilai
guna Administratif
< Alasan surat harus di arsip
ü Agar jika
sewaktu –waktu kita membutuhkan surat maka kita dapat dengan mudah
menemukannya.
ü Agar kantor
terlihat rapi dengan disusunnya surat secara dan arsip tidak tercecer
dimana-mana.
ü Agar kantor
terlihat luas karena penyimpanan arsip jika dengan system baik maka tidak
membutuhkan tempat yang banyak.
< Sistem yang digunakan untuk penyimpanan arsip di Bagian
Humas dan Protokol
Banyak
system kearsipan yang dapat digunakan akan tetapi Di Bagian Humas dan Protokol
lebih memilih Sistem Subject atau Masalah yang digabungkan dengan system
tanggal dan abjad. Karena dengan system
tersebut dinilai lebih efektif dan efisien di terapkan di Bagian Humas dan
Protokol.
< Pola yang digunakan untuk penyimpanan arsip di Sekretariat
Daerah
Ada
dua pola yang digunakan untuk penyimpanan arsip yaitu menggunakan Asas
Desentralisasi dan Asas Sentralisasi.
Asas Desentralisasi adalah asas penyimpinan di bagian masing-masing unit
di suatu kantor. Asas Sentralisasi
adalah asas penyimpanan di pusat suatu kantor dimana surat-surat dari bagian
masing-masing unit dikumpulkan ke satu unit dan diarsip. Di Sekretariat Daerah menggunakan asas
penyimpanan Desentralisasi yaitu surat diarsip di bagian masing-masing.
< Cara Penemuan kembali surat yang kita butuhkan
Misalnya
kita akan mencari Surat Undangan dari Dinsosnakertrans maka kita akan mencari
kartu indeksmya dulu lalu Cari di Laci Undangan kemudian Guide Rapat Kemudian
Cari di File Koordinasi apabila masih banyak surat dari Dinsosnakertrans di
File tersebut maka cari pada tanggal yang kita butuhkan. Setelah menemukan surat tersebut ambil dan
gunakan seperlunya.
< Cara mengentri data Surat Masuk Ke Komputer menggunakan
jaringan Internet
1.
Double
Klik Mozilla Firefork/ Opera / Google Chrome/Internet Explore.
2.
Masukkan
IP Adress komputer
3.
Setelah
masuk ke program klik menu Login
4.
Masukkan
Nama user dan Password
5.
Klik
Surat Masuk
6.
Klik
Tambahkan Surat Masuk SKPD
7.
Isikan
semua data tentang surat di kolom yang telah disediakan
8.
Klik
Tambahkan Disposisi (Apabila ada)
9.
Setelah
selesai klik Log out.
BAB III
PENUTUP
A.
KESIMPULAN
Dari laporan diatas siswi yang PI di
Bagian Humas dan Protokol dapat menarik kesimpulan bahwa pembelajaran Surat
Menyurat dan Kearsipan di Sekolah hampir sama dengan penerapannya di Dunia
Kerja khususnya di Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah. Dengan demikian siswi yang telah melaksanakan
prakrin dapat menghadapi Dunia Kerja dimasa yang akan datang.
B.
SARAN
Sebaiknya penyimpanan surat masuk di
Bagian Humas dan Protokol, Sekretariat Daerah harus lebih diperhatikan lagi dan
penyimpanan harus lebih teratur. Dan
kertas-kertas yang masih digunakan/dibutuhkan harus disusun di File Box agar
tidak tercecer dimana-mana sehingga kantor lebih rapi.
Struktur Organisasi
Bagian Humas & Protokol
0 Response to " PROSES MENANGANI SURAT MASUK SISTEM BUKU AGENDA DAN KEARSIPAN BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN GUNUNGKIDUL "
Post a Comment